Firmowe karty kredytowe to bardzo wygodne rozwiązanie
W czasie epidemii jeszcze bardziej niż przed nią promowane są bezgotówkowe formy płatności. Jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie ułatwiające dokonywanie niezbędnych płatności w formie bezdotykowej. Dodatkowo cześć kart pozwala również na dokonywanie płatności w sklepach internetowych – szybko, łatwo i bezpiecznie.
W czym więc rzecz? W ostatnim etapie. Dokonujemy zakupu kartą, towar czy usługa jest do nas lub naszej firmy dostarczana. Cieszymy się, że wszystko tak nowocześnie i sprawnie poszło. Teraz wystarczy, że księgowość rozliczy ten wydatek i po sprawie…
Tylko czy rozliczy? Niestety często nie rozliczy… lub będzie miała niemały problem z rozliczeniem. Tylko dlaczego? Powodów może być co najmniej kilka.
Powód 1 – nie mamy dokumentu
Sam fakt, iż płatność została dokonana kartą firmową nie spowoduje, że faktura bądź rachunek dotyczący zakupu znajdzie się w Waszym posiadaniu (a tym bardziej w posiadaniu Waszej księgowości). Niestety o dokument musimy zadbać w trakcie dokonywania zakupu, a najlepiej przed nim. Jeśli to możliwe, spróbujmy dowiedzieć się, jak będzie wyglądał taki dokument przed kliknięciem „zapłać”. Czy w ogóle będzie możliwe uzyskanie go i w jakiej formie? Przy dokonywaniu zakupu w Internecie sugeruję założyć konto na stronie sklepu, lub gdy wybieramy tzw. zakup incydentalny dokładne i świadome wypełnienie formularza zakupu. Konto na stronie sklepu ułatwia ewentualny późniejszy kontakt ze sklepem – np. gdy przypadkiem podamy niewłaściwe dane teleadresowe. W formularzu kontaktowym powinniśmy podać dane firmowe (pełna nazwa, adres, NIP) oraz najczęściej adres mailowy, na który po dokonaniu zakupu zostanie wysłany dokument potwierdzający zakup – faktura bądź rachunek. Proszę na to zwrócić szczególną uwagę – to właśnie na ten adres mailowy, który zostanie tam podany przesłany będzie nasz upragniony dokument. Dodatkowo warto zdecydować się na podawanie zawsze tego samego adresu mailowego – ułatwi to poszukiwania dokumentu jeśli o czymś zdarzy nam się zapomnieć.
Niestety nie znam aplikacji, które automatycznie zbierałby dokumenty przy dokonywaniu zakupu za pomocą firmowej karty kredytowej/debetowej – jeśli takie istnieją proszę o ich przedstawianie. Istnieją natomiast programy ułatwiające obieg samych dokumentów, gdy już je mamy (przesyłanie, akceptację przełożonego itp.).
Powód 2 – dokument jest wystawiony na błędne dane
Najłatwiej zapamiętać, że jeśli to tylko możliwe faktury bądź rachunki powinny być wystawiane na dane firmy. Mam na myśli: pełną nazwę firmy, adres firmowy, NIP firmy. Tak wiem – są od tej zasady wyjątki, ale sprawdza się ona w przeważającej większości przypadków. W razie wątpliwości lepiej skontaktować się z działem księgowości – uwierzcie mi będą Wam wdzięczni, za to, że robicie to przed zakupem, a nie po nim…
Powód 3 – dokonaliśmy zakupu od zagranicznego kontrahenta i numer NIP naszej firmy nie został poprzedzony dodatkowymi literami „PL”
Tacy kontrahenci jak Google, Facebook, Canva itp. również wystawiają faktury. W Polsce jednak nie są zarejestrowaniu w celu rozliczania podatku VAT. Dlatego też w świetle przepisów podatkowych dokonujemy zakupu od podmiotu zagranicznego. Podatkową klasyfikację danego zakupu pozostawcie Państwo księgowym i doradcom podatkowym. Nie mniej jednak dla ułatwienia sobie i im pracy powinno się dodać literki „PL” przed numerem NIP naszej firmy. Podajemy też wszystkie pozostałe niezbędne dane takie jak pełna nazwa firmy, i jej adres. Państwa w UE wymieniają się informacjami o transakcjach wewnątrzwspólnotowych, jednak organy podatkowe państw UE identyfikują przedsiębiorstwa na podstawie numerów, które można znaleźć w tzw. bazie VIES (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl). W odniesieniu do Polski są to właśnie numery NIP poprzedzone literami PL.
Powód 4 – zbyt późne dostarczenie dokumentów dotyczących wydatków dokonanych kartą firmową
Rozliczenia kart powinno dokonywać się co najmniej raz w miesiącu. W większości firm istnieje ustalona polityka dotycząca tego, jak często powinno się dostarczać dokumenty dotyczące wydatków służbowych. Warto się tych zasad trzymać. Jeśli takich zasad nie ma koniecznie powinny zostać ustalone – jest to element mobilizujący, ułatwia pracę wszystkim zaangażowanym stronom i zapobiega niepotrzebnym spięciom na linii księgowość – pozostałe działy. Niejednokrotnie zbyt późne dostarczenie dokumentów do działu księgowego powoduje konieczność dokonywania korekt deklaracji podatkowych i sporo dodatkowej zupełnie niepotrzebnej pracy. Regularność dostarczania dokumentów pozwala też na wychwycenie sytuacji, w których osoba posiadająca kartę wykorzystuje ją niezgodnie z jej przeznaczeniem. Niestety takie sytuacje również się zdarzają.
Rozliczenia kart – pozornie banalne zadanie
Powyższe informacje mogą wydawać się banalne jednak z mojego doświadczenia wnika, że wielu posiadaczy firmowych kart o nich zapomina, lub też nie jest ich świadoma. Rozumiem to – zazwyczaj jest tak, że nikt nie dostaje tych informacji wraz z uzyskaniem karty. Świadomość często przychodzi z czasem np. po kilku poważnych rozmowach z działem księgowości, lub co gorsza, uznaniu danego wydatku za wydatek o charakterze prywatnym i konieczności rozliczenia go z własnej kieszeni. Są to nieprzyjemne i stresujące sytuacje, zarówno dla osoby zgłaszającej taki problem, jak i dla samego posiadacza karty.
Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich możliwości, jednak stanowi syntezę, tych, z którymi najczęściej miałam do czynienia w swojej pracy zawodowej. Czy istnieją inne? Na pewno. Chętnie dowiem się, jakie są Wasze doświadczenia w tym temacie i na co jeszcze można zwrócić uwagę. Jak wszyscy wiemy człowiek, a zwłaszcza księgowy uczy się przez całe życie…