Samochód służbowy podobno jest najlepszym autem, jakie można mieć. Zwłaszcza, jeżeli istnieje możliwość odliczenia od niego 100% VAT od poniesionych kosztów eksploatacji (w tym oczywiście kosztów paliwa). Jak najbardziej jest to możliwe, wymaga jednak spełnienia pewnych wymogów. Mianowicie – samochód służbowy musi być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością firmy i trzeba wykazać, że nie jest używany do celów prywatnych. Nie jest to łatwe, ale jest wykonalne – wyjaśniamy co zrobić, posługując się przykładami.
VAT od paliwa – podróże służbowe i auto pod domem
Podróż służbowa z całą pewnością należy do kategorii „cele związane z działalnością gospodarczą firmy”. Co w przypadku, gdy – aby zaoszczędzić czas – pracownik pobiera auto z firmy w dniu poprzedzającym wyjazd i parkuje je pod swoim domem?
Podróż służbowa rozpoczyna się w momencie pobrania samochodu służbowego z firmy, a kończy w momencie odstawienia auta z powrotem. Nawet jeśli pracownik wrócił z wyjazdu wieczorem i zaparkował pod domem, a następnego dnia po prostu przyjechał służbowym autem do pracy.
W chwili zdania pojazdu, podróż służbowa dobiega końca.
VAT od paliwa – co musisz wiedzieć, aby móc odliczyć 100% VAT
Kwestia parkowania pod domem jest dość prosta, ale samo udokumentowanie dat podróży służbowej nie wystarczy, aby skorzystać z 100% odliczenia. Należy wykazać, że:
- Samochód służbowy służy do czynności związanych z działalnością firmy (opodatkowanych VAT);
- Prowadzi się ewidencję pojazdów, zawierającą: numery rejestracyjne, daty podróży służbowych, zapisy stanów liczników (w dniu rozpoczęcia i zakończenia delegacji oraz na koniec okresów rozliczeniowych), liczbę kilometrów przejechanych autem oraz wpisy osoby użytkującej pojazd, z uwzględnieniem dat i celów wyjazdów, opisów tras oraz ilości przejechanych kilometrów;
- Prowadzi się dodatkowe czynności nadzoru, dzięki którym eliminuje się bądź minimalizuje ryzyko wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych;
Ponadto, obowiązkiem przedsiębiorcy jest złożenie formularza VAT-26, w którym ujawnia się samochody służbowe objęte wnioskiem.
Dodatkowe czynności wydają się być nie do końca niezbędne, jednakże ich wykonywanie działa na korzyść firmy – na wypadek gdyby organ podatkowy zanegował odliczenie 100% VAT.
VAT od paliwa i innych kosztów – stworzenie systemu gwarancji
Po co inne czynności? Aby wykazać, że firma zrobiła wszystko, co możliwe, aby zabezpieczyć pojazdy przed użytkowaniem ich w celach prywatnych. Orzeczenie WSA w Rzeszowie (w wyroku z dnia 2 czerwca 2020 r., sygn. akt I SA/Rz 266/20) uchyliło interpretację (niekorzystną dla firmy) organu podatkowego, dzięki temu, że firma wdrożyła działania minimalizujące możliwość wykorzystania aut służbowych do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą.
Te działania to:
- Wewnętrzne zarządzenie, jasno określające reguły korzystania z floty służbowej;
- Konieczność podpisania przez pracownika deklaracji potwierdzającej zobowiązanie do korzystania z samochodu zgodnie z zarządzeniem – przed pobraniem auta;
- Konieczność podpisania oświadczenia o świadomości nałożenia kary (grzywny) w przypadku naruszenia zasad zarządzenia;
- Wdrożenie czynności kontrolnych w postaci ewidencji ilości przejechanych kilometrów oraz analizy danych pochodzących z flotowych kart paliwowych (niezbędne jest podanie stanu licznika przed każdym tankowaniem).
VAT od paliwa – optymalizacja kosztów i jasne zasady korzystania z floty to klucz
Jak widać – optymalizacja zasobów (czas oraz finanse) przez rozpoczęcie podróży służbowej w momencie pobrania auta służbowego i zakończenie delegacji w dniu zdania pojazdu oraz implementacja systemu zapobiegającego użytkowaniu samochodów służbowych w celach innych niż związane z wykonywaną działalnością przełożyły się na korzystny wyrok sądu w sprawie odrzucenia odliczenia 100% VAT.
Odpowiednio opisane regulaminy oraz sposoby ich egzekwowania (oraz kontroli) mogą uchronić także Twoją firmę przed niekorzystną interpretacją organu podatkowego. Zadbaj o swoją firmę i odlicz 100% VAT za flotę służbową – już wiesz jak to zrobić.