Zmiana siedziby to nie tylko konieczność przeprowadzki całej firmy i związane z nią wyzwania logistyczne. Zmiana siedziby niesie ze sobą także inne – bardzo istotne – czynności formalne.
W przypadku spółek – siedziba określona jest w umowie spółki (zgodnie z zapisami: art. 157 § 1 pkt 1 K.s.h. i art. 41 K.c. – Dz. U. z 2020 r. poz. 1740), a zmiana umowy spółki nabiera ważności dopiero po wpisaniu do KRS (według zapisu w art. 255 § 1 K.s.h.). Uwaga – siedziba spółki to nie to samo, co adres – a to oznacza, że wymogi dotyczące zmian są inne. Adres jest modyfikowany za pomocą uchwały zarządu spółki. Brzmi to dość skomplikowanie, dlatego spieszymy z pomocą i wyjaśniamy.
Siedziba spółki i adres spółki – jaka jest różnica?
W języku potocznym używamy tych dwóch sformułowań zamiennie – i jest to jak najbardziej poprawne. Jednak z prawnego punktu widzenia, te wyrażenia mają nieco inne od siebie znaczenie. Siedzibą spółki jest miejscowość, zaś adresem konkretne dane dotyczące lokalizacji – czyli ulica, numer domu, numer lokalu. Te rozbieżności przekładają się na inne wymogi dotyczące czynności formalnych w przypadku zmian.
Siedziba firmy pozostaje ta sama, zmienia się tylko adres – co wtedy?
Ponieważ siedziba – czyli miejscowość – spółki pozostaje niezmieniona, nie ma obowiązku wprowadzania zmian do umowy spółki. Samą zmianę adresu należy zgłosić m.in. do KRS. Modyfikacja adresu nie wymusza wprowadzania zmian do umowy spółki – więc czynności formalnych, które należy dopełnić, jest mniej, niż w przypadku zmiany siedziby firmy.
Zmiana siedziby firmy – co powinieneś wiedzieć
Umowa spółki z o.o. zawarta u notariusza wymaga także jego obecności w przypadku wprowadzania zmian do samej umowy. Uchwała podjęta przez wspólników jest umieszczana w stosownym protokole notarialnym, a następnie należy uzyskać odpowiedni wpis w KRS. Do dopełnienia tej czynności niezbędne będą następujące załączniki:
- Wypis z aktu notarialnego zawierający protokół ze zgromadzenia wspólników wraz z uchwałą dotyczącą zmiany umowy spółki (musi to być koniecznie oryginał wypisu);
- Jednolity tekst umowy spółki wraz ze zmianami – jeżeli nie został uchwalony całkowicie nowy tekst, który jest traktowany jednako;
- Dowód uiszczenia opłat od wniosku (czyli 350 zł).
Jeżeli zmianie uległy dane uzupełniające, trzeba złożyć także druk NIP-8 – we właściwym urzędzie skarbowym. W razie zmiany w zakresie właściwości organu podatkowego – należy dokonać aktualizacji VAT-R. O jakie dane uzupełniające konkretnie chodzi? To informacje dotyczące:
- Adresy dotyczące miejsc prowadzenia działalności;
- Adres do korespondencji;
- Adres prowadzenia działalności;
- Adres lokalizacji, w której przechowywane są dokumenty rachunkowe.
A co z innymi ważnymi organami, takimi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych? Co z rejestrem REGON? Po uzyskaniu wpisu do KRS, dane stają się danymi podstawowymi – to oznacza, że zostaną przesłane do urzędów. Centralny Rejestr Podmiotów – Krajowa Ewidencja Podatników (CRP KEP) zaktualizuje te informacje w ZUS oraz REGON – tę kwestię firma ma z głowy.
Zmiana siedziby firmy – na co jeszcze zwrócić uwagę?
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu organizacji terrorystycznych to niezwykle istotna kwestia na świecie. Tymi zagadnieniami zajmuje się w naszym kraju Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) – utworzony na podstawie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej (2015/849 z 20 maja 2015 r.). W tym systemie gromadzone są dane (i przetwarzane)
o osobach, które sprawują pośrednią lub bezpośrednią kontrolę nad spółką.
Siedziba spółki musi być zaktualizowana w CRBR – i to na spółce ciąży obowiązek przesłania informacji. Poza tym – spółka, dla własnego dobra, musi poinformować o zmianach (zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 września 2020 r., sygn. akt I FSK 911/20):
- Kontrahentów;
- Banki;
- Organ podatkowy;
Mając te wszystkie kwestie na uwadze, można spokojnie zająć się sprawami logistycznymi przy przeprowadzce – bez niepotrzebnego stresu związanego ze zmianą lokalizacji firmy.