Ostatni dzień w pracy dla pracownika oznacza koniec pewnego etapu – jeżeli przekazał wszelkie sprawy i dokumenty odpowiednim osobom, może spokojnie iść do domu. Dla pracodawcy oznacza to coś innego, poza poszukiwaniem nowej osoby lub wdrożeniem jej w obowiązki. Z dniem definitywnego zakończenia stosunku pracy z pracownikiem, na pracodawcy ciąży kilka obowiązków, z których najbardziej istotnym jest dostarczenie świadectwa pracy – w dniu zakończenia współpracy, lub – jeżeli pojawiają się jakieś trudności w dopełnieniu tej czynności tego dnia – do 7 dni od zakończenia stosunku pracy. Pracodawca może także – na wniosek byłego pracownika – wydać inne dokumenty. Wyjaśniamy, o jakie dokumenty chodzi i co mówią na te temat przepisy.
Definitywne rozstanie z pracownikiem – co powinieneś wiedzieć o świadectwie pracy
Jeżeli pracownik i pracodawca zamierzają nawiązać w ciągu tygodnia nowy stosunek pracy – po wygaśnięciu lub rozwiązaniu obecnego – świadectwo pracy wydawane jest na prośbę pracownika. Jest to uregulowane przepisem Kodeksu pracy, a konkretnie – w artykule 97, § 11. Świadectwo pracy jest dokumentem niezbędnym do określenia świadczeń społecznych oraz uprawnień wynikających ze stosunku pracy – m. in. dlatego wydanie świadectwa nie może być zależne od statusu rozliczeń z byłym pracownikiem.
Zakończenie stosunku pracy – jakie jeszcze dokumenty pracodawca musi wydać
Świadectwo pracy zostało przekazane pracownikowi – dzięki temu może m. in. skorzystać ze świadczenia z Urzędu Pracy. Nie są to jednak jedyne informacje, które pracodawca ma obowiązek przedstawić byłemu pracownikowi.
W trakcie pracy pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą – to zrozumiałe. W chwili wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, zatrudniający jest zobligowany do poinformowania pracownika o:
- Okresie, przez który dokumentacja pracownicza będzie przechowywana;
- Możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej – w terminie upływającym z końcem miesiąca kalendarzowego od końca okresu przechowywania;
- Zniszczeniu dokumentacji – jeżeli pracownik nie odebrał jej w terminie opisanym powyżej.
Co mówią przepisy o terminie przechowywania dokumentacji pracowniczej? Raczej mało kto pamięta, czy przekazywał/odbierał dokumentację po zakończeniu stosunku pracy – zwykle w pamięci pozostaje fakt odbioru świadectwa pracy. Zgodnie z zapisem w Kodeksie Pracy, w artykule 94, punkcie 9b – pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji przez 10 lat od momentu ustania stosunku pracy. Jeżeli odrębne przepisy nie maja zastosowania – po tym terminie pracodawca powinien zniszczyć dokumentacje (w sytuacji, gdy pracownik jej nie odebrał).
Wydanie dokumentacji pracowniczej – ważniejsze kwestie
Niezależnie od tego, czy pracownik pozostaje w stosunku pracy, czy nie – ma prawo do uzyskania kopii zgromadzonej dokumentacji pracowniczej. Jedyne, co musi zrobić, to złożyć odpowiedni wniosek (który zostaje włączony do dokumentacji – w części B lub C).
Kto może otrzymać kopię (części lub całości)? Kodeks Pracy mówi o tym jasno – pracownik, lub osoba przez niego upoważniona. W zależności od formy przechowywania dokumentacji – papierowej lub elektronicznej – różne są wymogi dotyczące wydanych kopii. Odpowiednio:
Wersje papierowe:
- Wydane w postaci papierowej – z podpisem pracodawcy/osoby upoważnionej i potwierdzeniem zgodności z oryginałem;
- Wydane w postaci elektronicznej – w formacie pdf, z podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz potwierdzeniem zgodności z oryginałem.
Wersje elektroniczne:
- Wydane w postaci papierowej – wydruk z dokumentacji opatrzony podpisem pracodawcy/osoby upoważnionej wraz z potwierdzeniem zgodności z oryginałem oraz z metadanymi z dokumentacji (zgodnie z § 13 ust. 3 pkt 1-4);
- Wydane w postaci elektronicznej – zgodnie z Rozdziałem 4, § 13, pkt. 1-5.
Zakończenie stosunku pracy to nie koniec obowiązków pracodawcy względem pracownika. Dzięki wiedzy zawartej w tym artykule łatwiej dopełnić tych obowiązków i uniknąć kłopotów.