E-sprawozdanie finansowe

Powody, dla których spółka z o.o. musi sporządzać sprawozdania finansowe:

Prawo o rachunkowości: Zgodnie z polską ustawą o rachunkowości (UoR), każda jednostka (w tym spółka z o.o.) jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania rocznych sprawozdań finansowych, niezależnie od tego, czy prowadzi aktywną działalność gospodarczą.
Przepisy Kodeksu spółek handlowych: Spółka z o.o. musi co roku sporządzać sprawozdania finansowe i poddawać je zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników.
Zgłoszenie do KRS: Sprawozdanie finansowe musi być złożone do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.
Podatek dochodowy: Nawet jeśli spółka nie prowadzi działalności, musi złożyć deklaracje podatkowe i rozliczyć podatek.

Co zawiera sprawozdanie finansowe?

Typowe sprawozdanie finansowe składa się z:

Bilansu
Rachunku zysków i strat
Informacji dodatkowej (obejmującej wprowadzenie do sprawozdania oraz noty wyjaśniające)

W niektórych przypadkach, zależnie od wielkości spółki i innych czynników, może być konieczne także sporządzenie dodatkowych dokumentów, takich jak rachunek przepływów pieniężnych czy zestawienie zmian w kapitale własnym.

Co grozi za niezłożone sprawozdanie finansowe?

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:

grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych
kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat,
postępowanie przymuszające,
rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
ustanowienie kuratora.

Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).

Jeżeli pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy.

Ważne! Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, jak na przykład złożenie zeznania po terminie ze względu na awarię systemu czy brak prądu.

Jeśli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie dostarczy sprawozdania finansowego oraz innych wymaganych dokumentów, Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) powiadomi ją o konieczności złożenia tych dokumentów w ciągu 7 dni, pod groźbą grzywny. Jeśli zarząd spółki nie dopełni tego obowiązku, KRS nałoży karę finansową na każdego członka zarządu. Grzywna może być ponawiana, a jej maksymalna jednorazowa wysokość wynosi 15 000 zł, chyba że wcześniejsze dwie grzywny nie były skuteczne. W praktyce, początkowe grzywny wahają się od 2000 do 4000 zł. Całkowita suma kar nie może przekroczyć miliona złotych. Na szczęście, jeżeli spółka złoży sprawozdanie lub postępowanie zostanie umorzone, niezapłacone grzywny również zostaną umorzone.

Sprawozdanie finansowe a ZUS

Czy wspólnik będzie płacił składki zus od 1 stycznia 2024 r.?

W zakresie obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w przypadku wspólników spółki z o.o. nic się nie zmieniło. Nadal wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. płaci składki ZUS jak osoba prowadząca działalność gospodarczą.

Jeśli więc jedyny wspólnik spółki z o.o. jest osobą fizyczną płaci składki społeczne i składkę zdrowotną. Zgodnie z art. 13 pkt 4a i 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązek ubezpieczeń społecznych w przypadku wspólników jednoosobowych spółek z o.o. powstaje od dnia wpisania spółki do KRS albo od dnia nabycia udziałów. Obowiązek ustaje z dniem wykreślenia spółki z KRS albo zbycia wszystkich udziałów w spółce. Obowiązkowi ubezpieczeń społecznych wspólnik nie podlega w czasie zawieszenia działalności spółki.Zatem w przypadku spółki z o.o., gdzie jest przynajmniej 2 wspólników tego obowiązku nie ma.

Ostatnio spotykamy się z sytuacją konieczności do złożenia zaległych sprawozdań bądź likwidacji spółki z o o w przypadku kontaktu z organami ZUS. ZUS wzywa do opłacenia zaległych składek jednoosobowego wspólnika spółki z o o w przypadku np. złożenia dokumentacji związanej ze świadczeniami emerytalnymi itp.

Czy można złożyć sprawozdanie finansowe w formie papierowej?

Roczne sprawozdania finansowe składane do urzędu w wersji papierowej to już przeszłość. Zgodnie z nowelizacją ustawy o rachunkowości z dnia 1 października 2018 r., można to obecnie zrobić wyłącznie w formie elektronicznej.

Jaką formę powinno mieć sprawozdanie finansowe?

Od 1.10.2018 r. nastąpiła zmiana treści ustawy o rachunkowości, w której wprowadzono obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej Następnie musi zostać on podpisany i złożony w wersji cyfrowej przez system KRS lub S24.

Czy sprawozdanie musi być podpisane elektronicznie?

Każde sprawozdanie finansowe firmy musi zostać przygotowane w formie elektronicznej i może zostać podpisane takim podpisem elektronicznym jak: kwalifikowany podpis elektroniczny (komercyjny podpis wydany dla obywateli Polski oraz wszystkich innych narodowości, który jest uznawany na terenie Unii Europejskiej).

Czy ze złożeniem sprawozdania wiąże się opłata?

Co do zasady składanie sprawozdania finansowego do KRS jest bezpłatne – gdy składa się je do Repozytorium Dokumentów Finansowych i gdy zrobi to określona osoba. Jaka? Nic nie płacisz, jeśli sprawozdanie składa osoba, której numer PESEL został ujawniony w KRS.

Odpłatne składanie sprawozdania finansowego dotyczy głównie spółek, w których członkami zarządu są cudzoziemcy bez numeru PESEL, czyli osoby, których numer PESEL nie widnieje w KRS. W tym przypadku raport z działalności firmy składa się przez portal S24 wraz z opłatą w wysokości 140 złotych.