Elektroniczny obieg dokumentów

Od 1 stycznia 2022 r. nastąpiła kolejna rewolucja technologiczna w podatkach – MF uruchamia Krajowy System e-Faktur (KSeF). Początkowo wystawianie faktur za pośrednictwem nowego systemu będzie dobrowolne. Docelowo – już od 2023 r. – stosowanie e-Faktur ma być obowiązkowe.

Co to jest faktura ustrukturyzowana (e-Faktura)?

Istotą e-faktur jest ich wystawianie i przesyłanie bezpośrednio z programów finansowo-księgowych podatników, w ustrukturyzowanej postaci cyfrowej (w oparciu o jednolitą strukturę logiczną, udostępnioną przez Ministerstwo Finansów), przy pomocy systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez Ministerstwo Finansów, tj. Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnik ma możliwość wystawić fakturę ustrukturyzowaną przez indywidualne konto w systemie KSeF.

Z praktycznego punktu widzenia zaletą e-Faktur jest również ich ujednolicony wzór, dzięki czemu możliwe będzie łatwiejsze, szybsze weryfikowanie i porównywanie otrzymywanych faktur jak równie zautomatyzowanie procesów księgowania.

E-faktury są przesyłane do KSeF, a następnie do odbiorcy za pośrednictwem interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi. Przesyłanie faktur do systemu KSeF jest możliwe po uwierzytelnieniu podatnika w systemie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (pieczęci elektronicznej w przypadku osoby prawnej) lub profilu zaufanego. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, jest data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF. Co istotne, faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF może wystawiać oraz mieć do nich dostęp każdy podmiot lub osoba, która zostanie do tego uprawniona przez podatnika. W ten sposób możliwe jest upoważnienie do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika np. biura rachunkowego lub konkretnych pracowników.

Udogodnienia związane z korzystaniem z e-faktur

Korzystanie z możliwości wystawiania e-faktur poprzez system KSeF daje możliwość skorzystania z przewidzianych przez ustawodawcę udogodnień dotyczących rozliczeń VAT, w tym m.in:

• Możliwość skorzystania ze zwrotu VAT wynikającego z faktur ustrukturyzowanych w terminie 40 dni zamiast 60 dni (kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w tym terminie nie może przekraczać kwoty 3 tys. zł. Dodatkowo podatnik musi w danym okresie rozliczeniowym wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane);
• Przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF;
• Uproszczenie rozliczania faktur korygujących in minus – podatnik wystawiający e-fakturę może pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę VAT należnego w okresie wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej bez konieczności uzyskiwania dokumentacji dotyczącej uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania określonych w fakturze korygującej oraz spełnienia tych warunków;
• Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu KSeF są zwolnieni z obowiązku ich archiwizowania i przechowywania – faktury te są przechowywane bezpośrednio w systemie przez okres dziesięciu lat od końca roku wystawienia dokumentu.

Możemy zapewnić wsparcie merytoryczne podczas całego procesu wdrażania e-Faktur:

• Przedstawawimy główne założenia obiegu faktur w KSeF oraz szczegółowy zakres danych wymaganych w ramach struktury e-Faktury (FA_VAT) ze wskazaniem ich obligatoryjności/opcjonalności;
• Dokonamy przeglądu faktur oraz ich aktualnego obiegu w świetle wymagań stawianych przez KSeF;
• Zidentyfikujemy typy transakcji, które mogą być objęte systemem e-Fakturowania;
• Wskażemy rekomendacje odnośnie zmian koniecznych do wprowadzenia w istniejącym procesie fakturowania w celu obiegu faktur przez KSeF;
• Zapewnimy wsparcie przy mapowaniu oraz interpretacji danych niezbędnych do aktualnej struktury logicznej e-Faktury.
• Dostosujemy istniejące procedury podatkowe w Spółce / stworzymy nowe procedury regulujące obieg e-Faktur oraz wpływ e-Faktur na rozliczenia VAT.
• Zapewnimy wparcie powdrożeniowe – sprawdzimy, czy zastosowane rozwiązanie dla e-Faktur zostało zaimplementowane prawidłowo.
• Możemy również przejąć cały proces związany z e-fakturowaniem w sposób kompleksowy jako usługę stałą.

Jesteś zainteresowany naszymi usługami? Zapraszamy do kontaktu!