Comarch ERP Optima

System Comarch ERP Optima należy do grupy systemów ERP dla średnich przedsiębiorstw. Jest to jeden z najbardziej popularnych systemów ERP w Polsce. 

Realizacja audytu systemów Comarch ERP Optima może dotyczyć poprawności realizacji projektu informatycznego lub wdrożonego systemu informatycznego. Audyt może dotyczyć całego projektu informatycznego lub jego wybranego fragmentu np.: grupy funkcjonalności. 

Audyt projektów informatycznych lub wdrożonego systemu informatycznego  ma na celu:

1. Sprawdzenie zgodności sposobu realizacji projektu informatycznego z zdefiniowanymi kryteriami określonymi w etapie przygotowawczym lub w ramach wspólnego audytu np.: oceny w jakim zakresie nastąpił transfer wiedzy od Dostawcy do Klienta lub wykonania zmian programistycznych. 
2. Sprawdzenie zgodności wdrożonego systemu informatycznego z wymaganiami funkcjonalnymi, technologicznymi wobec systemu zdefiniowanymi w etapie przygotowawczym, analizie funkcjonalnej lub w ramach wspólnego audytu np.: realizacja zgodności zrealizowanego upgradu w ramach kolejnych wersji, 

Zakres i specyfika audytu zależy od indywidualnych potrzeb klienta, tak więc za każdym razem uzgadniamy z klientem cel, zakres oraz specyfikę audytu.  Opracowany audyt oprócz identyfikacji stanu, zawiera sugestie i rekomendacje związane z akcjami naprawczymi. 

Dokument audytu może stanowić materiał dowodowy w ramach mediacji lub procesu sądowego.

Przed rozpoczęciem prac audytowych określamy jego zakres oraz cel, co determinuje obszar i sposób realizowanych usług. Końcowym rezultatem audytu jest ocena zrealizowanego projektu / wdrożonego systemu oraz rekomendacja dalszych działań klienta. Niezależnie od wymagań audytowych, chcemy przekazać klientowi wiedzę i wsparcie w zakresie: 

• Osiągniecia przez Klienta stanu niezależności w relacji z Dostawcą pod względem wiedzy o systemie, sposobie licencjonowania oraz realizacji prac projektowych,
• Ograniczenia całkowitego kosztu posiadania (ang. TCO) systemu ERP nie tylko na etapie wdrożenia ale również w horyzoncie wielu lat użytkowania systemu,
• Gotowości współpracy systemu ERP z innymi rozwiązaniami komplementarnymi takimi jak iInternetowe systemy rezerwacji na pokazy czy spektakle, systemy integrujące sklepy Internetowe w zakresie zasobów, ilości, cen czy tworzenia dokumentów handlowo-magazynowych,  importu dokumentów EDI, czy rozliczeń bankowych jak również rozwiązań AI,
• Satysfakcjonującej współpracy z dostawcą usług wdrożeniowych lub obsługi SLA.

Sposób realizacji

Audyt weryfikacji poprawności realizacji projektu informatycznego:

1. Weryfikacja założeń technicznych, funkcjonalnych i organizacyjnych oraz celów stawianych przed projektem informatycznym z osiągniętymi. Istotnym celem tego zadania jest precyzyjne określenie w jakim celu realizujemy audyt oraz w jakim zakresie. 
2. Działania sprawdzające zgodność realizowanych prac z harmonogramem
3. Działania sprawdzające zgodność kosztowa. Ocena, czy koszty realizacji projektu nie przekraczają ustalonych budżetów i zakresów finansowych z umowy wdrożeniowej.
4. Weryfikacja zgodność wdrożonego systemu z prawem i regulacjami: Sprawdzenie, czy wdrożenie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi i regulacjami, które mogą mieć zastosowanie w branży klienta.
5. Działania sprawdzające zgodność realizacji projektu z umową wdrożeniową. Obecnie realizowane projekty związane z Comarch ERP Optima posiadają cechy specyficzne w obszarze:
   • Realizacji zmian programistycznych ich definicji oraz sposobie realizacji. System Comarch ERP Optima należy do grupy systemów w których dominującym sposobem kastomizacji jest parametryzacja, jednak czasami wymagane są czynności programistyczne. 
   • Transferze wiedzy od dostawcy do klienta, który pozwoli klientowi osiągnąć niezależność, 
   • Praw autorskich do posiadanych zmian programistycznych, 
   • Sposobie realizacji uprgadów.
     Istotne jest aby umowa określała i regulowała powyższe zagadnienia, co zabezpiecza klienta przed zachowaniami oportunistycznymi Dostawców.
6. Weryfikacja doboru stosowanej metodyki realizacji projektu. Istotnym elementem procesu wdrożeniowego jest wybór właściwej metodyki realizacji projektu. Większość Dostawców stara się narzucić sposób realizacji projektu, bez wcześniejszej analizy czy wybrana metodyka jest optymalna dla danego klienta. Dlatego istotne jest aby w ramach audytu zweryfikować czy została wybrana właściwa metodyka wdrożeniowa oraz w jaki sposób została wykorzystana. 
7. Weryfikacja i ocena wykorzystywanych zasobów dostawcy. Celem Dostawcy jest maksymalizacja rentowności realizowanych projektów, dlatego istotna w ramach audytu jest weryfikacja czy zaangażowani konsultanci ze strony Dostawcy zagwarantują odpowiednią jakość realizowanych zadań projektowych oraz czy posiadają odpowiednie kompetencje. 
8. Weryfikacja i ocena zrealizowanej kastomizacji tj. parametryzacji oraz wykonanych zmian programistycznych. System Comarch ERP Optima dostosowuje (tzn. kastomizuje) się do wymagań klientów poprzez parametryzacje standardowych ustawień oraz poprzez zmiany konfiguracyjne Dobór właściwej  kastomizacji jest często kluczowy dla sukcesu projektu wdrożeniowego. Audyt może zakładać sprawdzenie jak została wykonana kastomizacja wybranej funkcjonalności systemu np.: polskiej lokalizacji. 
9. Weryfikacja i ocena sposobu realizacji projektu przez dostawcę. W zależności od celów postawionych przed audytem, następuje weryfikacja i ocena sposobu realizacji projektu przez dostawcę. 
10. Weryfikacja i ocena transferu wiedzy od dostawcy do klienta. Istotnym założeniem realizacji audytu jest ocena transferu wiedzy od dostawcy do klienta. Ocenie może podlegać:
    • Transfer wiedzy tj. dokumentacja, szkolenia, wiedza o licencjonowaniu systemu oraz addonów lub rozszerzeń, wiedza formalna i nieformalna przekazywana w trakcie projektu. Ocena transferu wiedzy będzie oceniana przez pryzmat osiągnięcia niezależności przez klienta od dostawcy co może pomóc klientowi na ocenę sytuacji, czy w każdej chwili może zmienić partnera wdrożeniowego.
    • Efektywność realizacji transferu wiedzy od konsultantów do kluczowych i końcowych użytkowników,
11. Rekomendacja dalszych działań klienta.

Audyt wdrożonego systemu informatycznego:

1. Weryfikacja poprawności wykonania analizy funkcjonalnej, Proof of Concept  np.: opartej na koncepcji Minimum Viable product,
2. Weryfikacja kastomizacji systemu informatycznego pod kątem:
   • Zgodności z analizą funkcjonalną lub PoC,
   • Przyszłej rozbudowy systemu,
   • Autonomiczności klienta w rozwoju systemu m.in. poprzez dostęp do kodów źródłowych oraz praw do modyfikacji oprogramowania,
3. Ocena pod kątem bezpieczeństwa wdrożonego systemu informatycznego.

Audyt będzie realizowany metodą hybrydową tj. zarówno w siedzibie klienta jak również w sposób zdalny. W ramach audytu konsultanci wykonają warsztaty oraz uzyskają dostęp do kluczowych dokumentów w ramach realizowanego projektu. Audyt zakończy się opracowanie dokumentacji oraz zaprezentowaniem głównych wniosków z audytu. Kontynuacja audytu może być realizacja usługi związanej z nadzorem nad działaniami naprawczymi.