Studium przypadku nr 1
Audyt poprawności realizacji wdrożenia systemu ERP.
Charakterystyka firmy
Firma ubezpieczeniowa.
Wyzwania
Firma zdecydowała się na zinformatyzowanie zarządzania projektami budowlanymi w oparciu o system ERP. Jednak w trakcie realizacji projektu doszło do konfliktu pomiędzy dostawcą a odbiorcą. Główną przyczyną konfliktu były problemy z komunikacją oraz profesjonalizmem zbierania wymagań funkcjonalnych od klienta.
Współpraca zakończyła się po częściowym wykonaniu zadania „Proof of concept”, który zawierał zebranie wymagań, opracowanie prototypu oraz kastomizacja minimalnego zakresu funkcjonalnego obejmującego częściowo MVP w języku polski minimalna wersja produktu. Realizacja zadania „Proof of concept” twało około 3 miesięcy i zakończyło się opracowanie dokumentacji projektowej oraz kastomizacji systemu. Jednak klient zdecydował się na przerwanie współpracy z dostawcą oraz analizy dalszych kroków.
Rozwiązanie
Klient w ramach audytu zdecydował się na diagnozę wykonanych dotychczasowych prac z pierwszym dostawcą oraz zebranie dowodów do procesu sądowego. Klient planuje dalszą implementacje z innym dostawcą wdrożenia w ramach re-implementacji. Klient postawił trzy główne cele przed audytem.
Identyfikacja problemów oraz przyczyn ich wystąpienia w projekcie IT, które były źródłem przerwania projektu. Identyfikacja odbędzie się w czterech płaszczyznach, co zostało przedstawione na rysunku. Są to:
- Płaszczyzna funkcjonalna projektu – określająca zgodność realizowanych funkcjonalności z wymaganiami zapisanymi w kontrakcie oraz dobrymi praktykami projektowymi w podobnych projektach IT.
- Płaszczyzna organizacji projektu – określająca zgodność organizacji projektu (to jest: definicji celów projektowych, ról i odpowiedzialności członków grup projektowych, realistycznego harmonogramu, zarządzania projektem, zarządzania zmianami w projekcie,zarządzania ryzykiem itp.) z wymaganiami zapisanymi w kontrakcie oraz dobrymi praktykami projektowymi w podobnych projektach IT.
- Płaszczyzna technologiczna projektu – określająca zgodność realizacji zadań technologicznych (to jest: instalacji i konfiguracji sprzętu informatycznego, systemów operacyjnych, relacyjnych baz danych, wykonywanie zmian programistycznych itp.) z wymaganiami zapisanymi w kontrakcie oraz dobrymi praktykami projektowymi w podobnych projektach IT.
- Płaszczyzna licencyjna projektu – określająca zgodność zakupionej licencji oprogramowania w zakresie jej zbioru funkcji możliwych do wykorzystania z wymaganiami zapisanymi w kontrakcie oraz dobrymi praktykami projektowymi w podobnych projektach IT.
Opracowanie rekomendacji związanych z realizacją projektu re-implementacji, w szczególności:
- Wskazanie właściwej metodyki realizacji projektu informatycznego.
- Opracowanie realnego harmonogramu realizacji.
- Opracowanie szczegółowej definicji zakresu funkcjonalnego projektu.
- Opracowanie szczegółowej definicji zakresu technologicznego projektu.
- Zaplanowanie sposobu wykorzystania pozytywnie ocenionych rezultatów prac przerwanego projektu w celu obniżenia całkowitych kosztów.
- Zarządzanie ryzykiem projektowym.
Opcjonalnie opracowanie dokumentacji dowodowej wymaganej w procesie sądowym przeciwko pierwotnemu dostawcy.