Dług technologiczny w projektach informatycznych (IT) to metafora, która odnosi się do konsekwencji wyboru krótkoterminowych, łatwych rozwiązań technologicznych, które mogą generować dodatkowe koszty i utrudniać dalszy rozwój systemu w przyszłości. Dług technologiczny może wynikać z różnych czynników, takich jak zastosowanie przestarzałych technologii, brak dokumentacji kodu, niskiej jakości kod, brak przestrzegania najlepszych praktyk programistycznych lub cięcia kosztów kosztem jakości technicznej.

Główne cechy długu technologicznego to:

1. Łatwe, ale niedoskonałe rozwiązania: Decyzje technologiczne podejmowane w celu szybkiego rozwiązania problemu, które nie są optymalne lub nie przewidują przyszłych potrzeb.
2. Zwiększone koszty utrzymania: Rozwiązania tymczasowe mogą wymagać ciągłej konserwacji, aktualizacji i napraw, co zwiększa koszty utrzymania systemu.
3. Spowolniony rozwój: Dług technologiczny może utrudniać dalszy rozwój systemu, ponieważ wymaga naprawienia istniejących problemów i dostosowania architektury do nowych wymagań.
4. Ryzyko awarii: Technologie lub fragmenty kodu obarczone długiem technologicznym mogą być bardziej podatne na awarie lub problemy związane z bezpieczeństwem.
5. Niska efektywność i wydajność: Dług technologiczny może prowadzić do systemów o niskiej wydajności i efektywności, co negatywnie wpływa na użytkowników końcowych i doświadczenie klienta.
6. Trudności zespołu: Zespół może napotykać trudności w zrozumieniu i utrzymaniu kodu związanego z długiem technologicznym, co może prowadzić do obniżenia morale i wydajności.

Rozpoznanie i zarządzanie długiem technologicznym jest istotne dla zapewnienia trwałej i skalowalnej architektury systemów informatycznych. Wymaga to świadomego podejścia do podejmowania decyzji technologicznych oraz inwestowania czasu i zasobów w redukcję istniejącego długu technologicznego poprzez jego świadomą identyfikacje, aktualizację technologii i wdrażanie najlepszych i dojrzałych praktyk IT.

Przykład wdrożenia systemu ERP w którym pojawił się dług technologiczny

Firma decydująca się na wdrożenie systemu ERP kierowała się w swym wyborze jedynie ceną wdrożenia bez uwzględnienia kompetencji i doświadczenia dostawcy. 

Podczas wdrożenia systemu ERP Business Central firma zdecydowała się na realizacje ograniczonej migracji danych (tj. bez zwrócenia szczególnej uwagi na jakość migrowanych danych) z poprzedniego systemu, co spowodowało brak kompletności i spójności danych w nowym systemie. Zespół projektowy zignorował dostosowanie procesów biznesowych do najlepszych praktyk rekomendowanych przez Business Central, co spowodowało konieczność wprowadzenia niestandardowych rozwiązań (tj. wykonanie zmian programistycznych, gdzie można byłoby skastomizować funkcjonalności poprzez standardowe parametry systemu), które były trudne do utrzymania. Programiści zdecydowali się na szybkie dostosowanie interfejsu użytkownika, ale nie skupili się na optymalizacji kodu, co spowodowało spadek wydajności systemu. Zespół IT maksymalnie ograniczył konieczność przeprowadzenia szkoleń dla pracowników, co doprowadziło do niewłaściwego wykorzystania systemu i oporu wśród użytkowników. Zespół projektowy nie zapewnił odpowiedniej dokumentacji procesów biznesowych, co utrudniło zrozumienie działania systemu i skuteczne szkolenie nowych pracowników. Brak regularnego wsparcia technicznego spowodował, że problemy techniczne pozostawały nierozwiązane przez długi czas, co negatywnie wpłynęło na działalność firmy. Brak monitorowania i analizy wydajności systemu ERP Business Central spowodował, że problemy wydajnościowe nie zostały zidentyfikowane i rozwiązane na czas. W rezultacie firma zaniedbała potencjał systemu ERP Business Central i doświadczyła problemów z wydajnością, integralnością danych i akceptacją użytkowników.

Jak sobie poradzić z długiem technologicznym? 

Rozwiązanie problemu długu technologicznego wymaga systematycznego podejścia i zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron. Oto kilka kroków, które można podjąć w celu zarządzania długiem technologicznym:

1. Identyfikacja długu technologicznego: Pierwszym krokiem jest zrozumienie, gdzie występuje dług technologiczny w systemie lub aplikacji. Może to wymagać przeglądu kodu, analizy architektury systemu i rozmów z zespołem technicznym.
2. Priorytetyzacja obszarów do poprawy: Po zidentyfikowaniu długu technologicznego należy ustalić, które obszary wymagają najpilniejszej uwagi i poprawy. Mogą to być obszary związane z bezpieczeństwem, wydajnością, czytelnością kodu, skalowalnością itp.
3. Wypracowanie planu działania: Następnie należy opracować plan działania, który określi konkretne kroki do podjęcia w celu rozwiązania długu technologicznego. Plan może obejmować refaktoryzację kodu, aktualizacje technologii, wdrożenie testów automatycznych, szkolenie zespołu, itp.
4. Przydział zasobów: W celu skutecznego rozwiązania długu technologicznego należy przypisać odpowiednie zasoby, w tym czas, ludzi i budżet. Konieczne może być również zabezpieczenie wsparcia ze strony kierownictwa.
5. Refaktoryzacja kodu: Przeprowadzenie refaktoryzacji kodu jest często kluczowym krokiem w zarządzaniu długiem technologicznym. Polega to na restrukturyzacji istniejącego kodu w taki sposób, aby był bardziej czytelny, modułowy i łatwiejszy w utrzymaniu.
6. Regularne aktualizacje: Ważne jest regularne aktualizowanie technologii, frameworków i bibliotek używanych w projekcie, aby uniknąć opóźnień w utrzymaniu i dostępie do najnowszych funkcji i zabezpieczeń.
7. Testowanie i monitorowanie: Systematyczne testowanie kodu i monitorowanie wydajności systemu są kluczowe dla zapewnienia, że wprowadzone zmiany są skuteczne i nie powodują nowych problemów.
8. Szkolenie personelu: Zapewnienie szkoleń dla członków zespołu technicznego w zakresie najlepszych praktyk programistycznych, nowych technologii i narzędzi jest istotne dla zapewnienia, że dług technologiczny nie będzie się ponownie gromadził.
9. Kontrola i zarządzanie: Konieczne jest utrzymanie świadomości długu technologicznego i ciągłe monitorowanie postępów w jego rozwiązywaniu. Regularne przeglądy i raportowanie mogą pomóc w śledzeniu postępów i dostosowywaniu strategii w razie potrzeby.
10. Kultura ciągłego doskonalenia: Wreszcie, ważne jest budowanie kultury organizacyjnej, która promuje ciągłe doskonalenie i świadomość technologiczną. Działania takie jak retrospektywy projektów i zachęty do zgłaszania sugestii na temat poprawy technicznej mogą pomóc w zapobieganiu powstawaniu nowego długu technologicznego.

Asymetria informacji w projektach IT odnosi się do sytuacji, w której jedna strona transakcji dostawca lub odbiorca ma więcej lub lepsze informacje niż druga. Dostawca systemów IT ma więcej informacji o proponowanym rozwiązaniu oraz sposobie jego wdrożenia, klient ma więcej informacji o swoich wymagań biznesowych wobec systemu IT. Przykładowo asymetria informacji u klienta może wynikać z deficytu informacji w m.in. następujących obszarach: 

1. Całkowite koszty utrzymania systemu  (ang. TCO) dla całego cyklu życia projektu z perspektywy klienta, 

2. Możliwość zmiany kodu programistycznego przez klienta w kontekście praw intelektualnych do kupowanego systemu oraz przekazywanych kodów źródłowych, 

3. Zakres możliwości kastomizacji systemu, 

4. Czarnych skrzynek zawierających algorytmy, funkcje oprogramowania do którego klient nie ma dostępu a otrzymuje jedynie końcowy rezultat. 

5. Sposoby transferu wiedzy od dostawcy do klienta, 

6. Sposoby licencjonowania oprogramowania. 

Asymetria informacji jest zjawiskiem dynamicznym i może się zmieniać w trakcie realizacji projektu.  W kontekście projektów informatycznych asymetria informacji może mieć znaczenie z kilku powodów:

1. Decyzje oparte na niepełnej wiedzy: Asymetria informacji może prowadzić do podejmowania decyzji na podstawie niepełnej wiedzy. Strona, która dysponuje większą ilością informacji, może mieć przewagę w podejmowaniu decyzji strategicznych, co może wpływać na powodzenie projektu.

2. Ryzyko planowania: Asymetria informacji może wprowadzać ryzyko w procesie planowania projektu. Jeśli zespół projektowy nie ma pełnej wiedzy o wymaganiach, celach czy potencjalnych problemach, plany projektowe mogą być niewystarczające lub niewłaściwie dostosowane do rzeczywistych warunków.

3. Trudności w zarządzaniu projektami: Asymetria informacji może sprawić, że zarządzanie projektem staje się trudniejsze. Brak transparentności w przekazywaniu informacji między zespołem projektowym a interesariuszami może prowadzić do konfuzji, nieporozumień i błędów w trakcie realizacji projektu.

4. Niezrozumienie oczekiwań klienta: Jeśli występuje asymetria informacji między klientem a zespołem projektowym, może to prowadzić do niezrozumienia oczekiwań klienta. Może to skutkować dostarczeniem produktu, który nie spełnia rzeczywistych potrzeb klienta.

5. Konflikty w zespole: Asymetria informacji wewnątrz zespołu projektowego może prowadzić do konfliktów i niesprawności. Jeśli nie wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do tych samych informacji, może to prowadzić do niejednolitego zrozumienia celów projektu i ról poszczególnych osób.

W związku z tym, zarządzanie asymetrią informacji w projektach IT jest kluczowe. Wdrażanie efektywnych mechanizmów komunikacji, transparentności i dzielenia się informacjami może pomóc w minimalizowaniu negatywnego wpływu asymetrii na przebieg projektu. Otwarta komunikacja i dostęp do kluczowych informacji są kluczowe dla sukcesu projektu informatycznego. Istotnym sposobem redukcji asymetrii informacji jest zaangażowanie zewnętrznych konsultantów, którzy mogą pomóc w podejmowaniu właściwych decyzji zarówno na etapie wyboru systemu i dostawcy jak również w trakcie realizacji wdrożenia. 

Nie produktowy konsulting IT (ang. non-product IT consulting) to forma konsultingu w dziedzinie technologii informatycznych, która niekoniecznie skupia się na fizycznych produktach, ale bardziej na usługach, doradztwie, optymalizacji procesów, rozwiązaniach niestandardowych oraz doskonaleniu działań informatycznych w przedsiębiorstwach czy organizacjach. Nie produktowy konsulting jest realizowany przez niezależnych konsultantów z bardzo dużym doświadczenie, którzy mogą wskazać szanse i zagrożenia w projektach IT, które są nie widoczne dla decydentów klienta oraz nie są artykułowane przez dostawcę ponieważ mogą nie być zgodne z jego interesem.  

Tradycyjne przedsiębiorstwa IT często oferują produkty, takie jak oprogramowanie, sprzęt czy aplikacje. Z kolei nie produktowy consulting IT może skupiać się na świadczeniu usług doradczych, które pomagają klientom w lepszym wykorzystaniu istniejących technologii, zoptymalizowaniu procesów, dostosowaniu strategii IT do potrzeb biznesowych, czy nawet wdrażaniu niestandardowych rozwiązań informatycznych. 

Najczęściej klient decydujący się na rozwiązanie IT zaprasza do dialogu dostawców konkretnych rozwiązań. Poprzez działania sprzedażowe dostawców, klient pozyskuje wiedzę i uczy się. W takiej sytuacji klient jest podatny na częściową dezinformacje oraz budowanie obrazu inwestycji w rozwiązanie IT, który może nie zawierać istotnych informacji takich jak dostęp do kodu, zmiany polityki licencjonowania, metodyka realizacji projektów. Korzystniejszym i w końcowym rezultacie tańszym i bezpieczniejszym podejściem jest zaangażowanie niezależnych konsultantów, którzy mogą doradzić odpowiednie rozwiązania. Nie produktowy konsulting IT koncentruje się na dostarczaniu wartości przez usługi i doradztwo, a nie konkretny produkt fizyczny. Konsulting nie produktowy w obszarze IT, może przynieść klientom szereg korzyści. Oto kilka głównych korzyści wynikających z tego rodzaju doradztwa:

1. Dopasowanie do indywidualnych potrzeb: Konsulting nie produktowy skupia się na indywidualnych potrzebach klienta. Doradcy pracują nad zrozumieniem unikalnych wyzwań i celów przedsiębiorstwa, co pozwala na dostosowanie rozwiązań do konkretnych wymagań.

2. Optymalizacja procesów: Konsultanci nie produktowi często zajmują się optymalizacją procesów biznesowych. Poprzez analizę i identyfikację obszarów wymagających usprawnienia, pomagają klientom zwiększyć efektywność i oszczędności.

3. Doradztwo strategiczne: Konsulting nie produktowy obejmuje również doradztwo strategiczne, co oznacza pomoc w opracowywaniu i wdrażaniu długoterminowych strategii biznesowych. Klienci mogą korzystać z wiedzy ekspertów w planowaniu rozwoju i osiąganiu strategicznych celów.

4. Bezpieczeństwo informatyczne: W obszarze IT, szczególnie ważne jest bezpieczeństwo danych i systemów. Konsultanci nie produktowi mogą pomagać w identyfikacji i eliminacji potencjalnych zagrożeń oraz dostosowywać strategie bezpieczeństwa do unikalnych potrzeb klienta.

5. Zarządzanie zmianą: Przy wdrażaniu nowych rozwiązań czy procesów, konsultanci nie produktowi mogą wspierać klienta w zarządzaniu zmianą. Pomagają w przekształcaniu organizacji, aby skutecznie dostosować się do nowych wyzwań.

6. Edukacja i szkolenia: Konsulting nie produktowy może obejmować edukację i szkolenia pracowników. Pomaga to zespołom zdobywać nowe umiejętności i dostosowywać się do zmieniających się warunków w obszarze technologii czy zarządzania.

7. Indywidualne podejście do klienta: Dzięki konsultingowi nie produktowemu, klient otrzymuje indywidualne podejście i skierowaną na swoje potrzeby uwagę, co sprawia, że rozwiązania są bardziej dostosowane do konkretnej sytuacji.

W końcowym rezultacie konsulting nie produktowy może przynieść klientowi bardziej spersonalizowane, skuteczne i dostosowane do jego potrzeb rozwiązania niż standardowe produkty czy usługi.

Nasze badania dotyczące realizacji wdrożeń systemów ERP, CRM, DMS, BI w latach 2016 – 2023 wskazują, iż jeden projekt IT na cztery kończy się spektakularną porażką. Źródło: Jak wygląda realizacja projektów IT w Polsce? [Raport] (polskiprzemysl.com.pl).

Istnieje wiele przyczyn, które mogą przyczynić się do niepowodzenia projektów IT. Oto kilka najczęściej identyfikowanych przyczyn: 

1. Niedokładne określenie wymagań: Brak precyzyjnych i kompletnych wymagań projektu może prowadzić do błędów w trakcie implementacji.

2. Nieefektywne zarządzanie projektem: Brak odpowiedniego zarządzania projektowego, w tym nadzoru nad harmonogramem, alokacją zasobów czy identyfikacją ryzyka, może prowadzić do opóźnień i problemów.

3. Niewłaściwa komunikacja: Braki w komunikacji między zespołem projektowym a interesariuszami mogą prowadzić do nieporozumień i konfliktów.

4. Zmiany w trakcie projektu: Częste zmiany w zakresie projektu, wymaganiach czy celach mogą znacznie wpłynąć na harmonogram i budżet.

5. Problemy techniczne: Trudności związane z implementacją nowych technologii czy błędy w kodzie mogą prowadzić do opóźnień i problemów w dostarczeniu projektu.

6. Zbyt ambitne cele: Wyznaczenie zbyt ambitnych celów czasami prowadzi do przekroczenia budżetu i opóźnień w harmonogramie.

7. Niewłaściwie dobrane zespoły projektowe: Brak odpowiednich umiejętności i doświadczenia w zespole projektowym może wpłynąć na jakość i efektywność realizacji projektu.

8. Niewłaściwe zarządzanie ryzykiem: Brak skutecznego zarządzania ryzykiem i niemożność przewidzenia potencjalnych problemów może prowadzić do niepowodzenia.

9. Niedostateczne zaangażowanie interesariuszy: Brak aktywnego zaangażowania interesariuszy w projekt może utrudnić uzyskanie potrzebnych informacji i wsparcia.

10. Brak akceptacji użytkowników końcowych: Jeśli ostateczni użytkownicy nieakceptują dostarczonego rozwiązania, projekt może być uznany za nieudany.

Warto zauważyć, że często porażki projektów wynikają z kombinacji kilku z tych czynników, a skuteczne zarządzanie projektem wymaga uwzględnienia różnorodnych aspektów i ryzyk. Sukces projektu IT zaczyna się już od wczesnej fazy organizacji przetargu i często tam też należy szukać przyczyn potencjalnej porażki w projektach IT. Dlatego dla wielu członków zarządów odpowiedzialnych za realizacje projektów IT tak ważne może być pozyskanie wiedzy oraz „adwokatów” dla tego typu projektów. 

Aby minimalizować ryzyko niepowodzenia, firmy coraz częściej stosują zasady zwinnych metodologii projektowych, takich jak Scrum czy Kanban, które pozwalają na elastyczne dostosowanie projektu do zmieniających się warunków i wymagań. Ważne jest również stosowanie najlepszych praktyk zarządzania projektami oraz skupienie na efektywnej komunikacji i współpracy między wszystkimi interesariuszami projektu.