Studium przypadku nr 1
Zarządzanie kryzysowe w projekcie tworzenia oprogramowania od podstaw.
Charakterystyka firmy
Firma zajmuje się realizacją inwestycji przemysłowych w zakresie specjalizowanego budownictwa w branży energetycznej. Firma rozpoczęła projekt informatyczny, którego celem było opracowanie założeń oraz oprogramowanie aplikacji pozwalającej na wsparcie procesu projektowania i ofertowania. W ciągu 3-4 miesięcy opracowała założenia biznesowe oraz technologiczne oprogramowania, zorganizowała przetarg wśród wybranych software house’ów, wynegocjowała i podpisała umowę na realizacje usług z dostawcą. Umowa na realizacje oprogramowania miała charakter umowy o dzieło i obejmowała zarówno analizę funkcjonalną jak również realizacje oprogramowania.
W pierwszym etapie dostawca rozpoczął realizacje analizy funkcjonalnej, która obejmowała:
- Zebranie wymagań funkcjonalnych.
- Opracowanie założeń biznesowych oprogramowania.
- Opracowanie architektury systemu informatycznego tj. struktury tabel bazodanowej, opracowanie prototypu systemu jako rozszerzenia POC (Proof of Concept).
- Wstępna ocena interfejsów w oparciu o UX.
W drugim etapie dostawca miał dostarczyć:
- Wykonane oprogramowanie.
- Usługę wsparcia wykonania przez Klienta testów akceptacyjnych wraz z modyfikacjami.
- Wykonanie migracji danych.
- Transferu wiedzy dot. systemu informatycznego do końcowych użytkowników.
Cały projekt był planowany na 6 miesięcy. Projekt był realizowany w oparciu o metodykę sekwencyjną (waterfall), bazując na stałym budżecie.
Wyzwania
W takcie realizacji analizy funkcjonalnej, klient zidentyfikował iż ma problemy komunikacyjne z konsultantami-analitykami. Przekazywane informacje dot. wymagań od dostawcy do analityka były błędnie notowane oraz opisywane, co powodowało, iż dokument analizy funkcjonalnej był nie pełny. Wielokrotnie klient sygnalizował ten problem, który narastał.
W ramach prototypu dostawca przedstawił częściowo oprogramowany system, który bazował na błędnych założeniach. Klient wniósł poprawki do prototypu, co mieściło się w zakresie umowy. Dostawca w oparciu o uzyskane uwagi klienta zmodyfikował system. Jednak w ramach testów akceptacyjnych klient zidentyfikował, iż zakres modyfikacji systemu nie jest satysfakcjonujący. System nie uwzględniał funkcjonalności, które były przedstawiane dostawcy jako istotne. Klient zdecydował się wypowiedzieć umowę na realizacje oprogramowania.
W konsekwencji wystąpił spór pomiędzy dostawcą a klientem. Dostawca nie był w stanie wykonać właściwie swoich zadań na odpowiednim poziomie jakości, co było spowodowane brakami kadrowymi. W grę wchodziła strata dużych pieniędzy, która była związana z zapłatą kar umownych oraz zwrotem częściowo zapłaconego wynagrodzenia.
Rozwiązanie
Dwie strony zdecydowały się na mediacje. Dodatkowo klient zdecydował się na usługi związane z zarządzaniem kryzysowym w projekcie IT, które pomogły mu w mediacji.
Usługi obejmowały:
- Analizę rezultatów zrealizowanych usług.
- Analizę umowy prawnej pod kątem zrealizowanych zadań.
- Określenie ryzyk finansowych, organizacyjnych, projektowych.
- Zebranie dowodów błędnie zrealizowanych usług.
- Częściowe przejęcie komunikacji z dostawcą.
- Opracowanie uzasadnień wymaganych w ramach procesu mediacji.
- Udział w mediacji.
Przeprowadzona profesjonalnie mediacja pomogła w zrozumieniu oczekiwań i potrzeb obu stron, co doprowadziło do opracowania nowego rozwiązania, które umożliwiło realizację zadań analitycznych i programistycznych i zadowoliło zarówno dostawcę jak i klienta.