Studium przypadku nr 3
Zarządzanie kryzysowe w projekcie wdrożenia systemu ERP.
Charakterystyka firmy
Firma zajmująca się przetwórstwem spożywczym, rozpoczęła projekt informatyczny, którego celem było wdrożenie systemu ERP. Rozliczenie odbywało się w oparciu o czas spędzony przez konsultanta na zadaniu. Cały projekt był planowany na 12 miesięcy.
Zakres projektu obejmował wdrożenie następujących obszarów funkcjonalnych:
- Finanse.
- Controlling.
- Zarządzanie sprzedażą i zakupami.
- Gospodarka magazynowa.
- Zarządzanie produkcją.
Projekt był realizowany w oparciu o metodykę sekwencyjną (waterfall).
Wyzwania
W ramach projektu planowano go zrealizować w ramach następującej metodyki:
- Sesja Planowania Wdrożenia.
- Szkolenia dla końcowych użytkowników.
- Analiza funkcjonalna.
- Kastomizacja.
- Migracja wstępna.
- Testy akceptacyjne i regulacja systemu.
- Transfer wiedzy (instrukcje & szkolenia).
- Migracja końcowa.
- Uruchomienie.
We wczesnej fazie realizacji analizy funkcjonalnej Klient dostrzegł, iż nie jest wstanie zdefiniować wszystkich swoich wymagań funkcjonalnych wobec systemu, zaś asertywność dostawcy prowadzi do problemów komunikacyjnych. Dodatkowo Klient miał problem w podejmowaniu decyzji projektowych oraz ograniczone zasoby nie pozwalające mu zrealizować projektu.
Rozwiązanie
Klient zdecydował się na usługi związane z zarządzaniem kryzysowym w projekcie. W ramach tych prac realizacja projektu została przeplanowana. W ramach nowej koncepcji wdrożenia Dostawca oraz Klient podzielili projekt na 4 sprinty, które miały być zrealizowane w ciągu 12 miesięcy.
Pierwszy sprint miał dotyczyć podstawowych funkcjonalności w zakresie finansów oraz logistyki w ramach MVP. Klient w ramach warsztatów analitycznych wraz z dostawcą określili precyzyjnie zakres funkcjonalny sprintu 1 oraz zgrubnie zakres funkcjonalny pozostałych sprintów. Usługa zarządzania kryzysowego po rozwiązaniu impasu przekształciła się w wsparcie Klienta przy planowaniu i zarzadzaniu projektem w ramach nadzoru nad projektem.
Dzięki takiemu podejściu udało się zrealizować projekt w zaplanowanym budżecie i tylko nieco wydłużonym czasie, co zostało ocenione przez zarząd Klienta jako projekt zakończony sukcesem mimo początkowych problemów.