Studium przypadku nr 2
Zarządzanie kryzysowe w projekcie wdrożenia systemu ERP.
Charakterystyka firmy
Firma zajmująca się przetwórstwem spożywczym, rozpoczęła projekt informatyczny, którego celem było wdrożenie systemu ERP. Umowa na realizacje oprogramowania miała charakter umowy o dzieło i obejmowała zarówno analizę funkcjonalną jak również wdrożenie systemu. Cały projekt był planowany na 12 miesięcy.
Zakres projektu obejmował wdrożenie następujących obszarów funkcjonalnych:
- Finanse.
- Controlling.
- Zarządzanie sprzedażą i zakupami.
- Gospodarka magazynowa.
- Zarządzanie produkcją.
Projekt był realizowany w oparciu o metodykę sekwencyjną (waterfall), bazując na stałym budżecie.
Wyzwania
Dostawca wraz z Klientem uruchomili jedynie niektóre funkcjonalności tj. finanse, controlling, zarządzanie sprzedażą i zakupami, gospodarka magazynowa. W związku z tym, iż skastomizowany proces planowania produkcji oraz generowania zleceń produkcyjnych trwał na tyle długo, iż nie pozwalało to na właściwą produkcje, dwie strony zdecydowały się o przesunięciu uruchomienia funkcjonalności „zarządzania produkcją 3 miesiące po uruchomieniu pozostałych funkcjonalności.
Wydłużenie czasu realizacji procesów wynikał z dużej liczby składników BOMu produkcyjnego, dodatkowych zmian programistycznych, architektury systemu ERP.
W zaistniałej sytuacji pojawił się spór między dostawcą a klientem, który zdecydował się rozpocząć proces sądowy, uzasadniając iż nie jest wstanie wykorzystywać w pełni wdrożonych funkcjonalności.
Rozwiązanie
Klient zdecydował się w momencie realizacji testów akceptacyjnych oraz regulacji systemu na usługi związane z zarządzaniem kryzysowym w projekcie IT.
Usługi obejmowały:
- Opracowanie działań wieloscenariuszowych w ramach projektu IT.
- Analizę rezultatów zrealizowanych usług w szczególności ocenę testów akceptacyjnych.
- Analizę umowy prawnej pod kątem zrealizowanych zadań.
- Określenie ryzyk finansowych, organizacyjnych, projektowych.
- Zaplanowanie i zebranie dowodów błędnie zrealizowanych usług wdrożeniowych w szczególności w zakresie:
a. Planowane funkcjonalności do wdrożenia versus funkcjonalności wdrożone.
b. Sposób kastomizacji.
c. Transfer wiedzy od dostawcy do klienta. - Częściowe przejęcie komunikacji z dostawcą.
Przeprowadzona profesjonalnie procedura przygotowania się do procesu sądowego co pozwoliło Klientowi wygrać go. Istotne było, iż zarządzanie kryzysowe w projekcie IT rozpoczęło się we wczesnej fazie kryzysu. Klient dążył do polubownego i koncyliacyjnego rozwiązania sporu, jednak jego próby rozwiązania konfliktu poprzez negocjacje i mediacje nie udały się. Dzięki przygotowaniu wielu scenariuszy możliwych do realizacji przez Klienta w ramach zarządzania kryzysowego, mógł się przygotować do potencjalnego procesu sądowego.